• Debe definir los objetivos exactos de la convención.
  
• Elegir el lugar adecuado para realizarla.
  
• Organizar con mucha atención la logística.
  
• Buscar una forma de comunicación en la convención que sea relevante y creativa.
  
• Informarse y concretar detalladamente el tema del alojamiento y de las comidas.
  
• Y controlar el presupuesto y los movimientos de los fondos económicos.

1. Trasladar información: Cuando se desea comunicar determinada información relevante para un mismo tipo de asistentes, y que necesita ser explicada y/o demostrada. La convención permite que todo el mundo reciba la información al mismo tiempo y en el mismo entorno. Sería el caso del lanzamiento al mercado de un nuevo producto o servicio, y de una rueda de prensa.
   
2. Facilitar el intercambio de ideas y la formación: Es la razón más habitual y más conocida para organizar una convención. Permite que gente de diferentes puntos geográficos pueda relacionarse e intercambiar ideas en un contexto formal.
   
3. Comunicarse con los vendedores: Si los vendedores o comerciales de la empresa no tienen demasiado contacto con la misma, la convención es la forma ideal de comunicarse. Permite que todos se encuentren, y traten sus temas comerciales y administrativos con las personas adecuadas.
   
4. Realizar anuncios internos: Cuando se debe anunciar cambios importantes en la empresa, una convención es una buena manera de tranquilizar a los empleados y de explicar las implicaciones que tendrá para ellos. Podría ser el caso del anuncio de una fusión o de una nueva ley del Gobierno.

Cada empresa u organización decide cuál es su motivo, y adapta su modelo de convención en función de esa razón. Así consigue desarrollar adecuadamente su proyecto de comunicación.