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Entendiendo los Tipos de eventos y las compañías que los organizan
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Este pequeño pero extenso reportaje, surge en contestación de numerosas llamadas y mail’s que recibimos con preguntas sobre el significado, mercado y como se dividen los eventos y donde encajan las distintas empresas de eventos o casa organizadora de eventos dependiendo del tipo de evento que usted requiere, así mismo este escrito es parte del curso “ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS” que impartimos a directivos, personal de marketing y departamentos de eventos.

ANTECEDENTES

Empezaremos por definir el significado de la palabra “EVENTO” que proviene del latín "EVENTUS", que significa acontecimiento, suceso, eventualidad.

Con lo que entenderemos, que si bien se trata de un suceso, el cual es eventual, tendrá la concepción de único e irrepetible.

Una ves teniendo esto en mente, pasemos a ver como esta integrado el:

MERCADO DE LOS EVENTOS:

Entre los que generan la demanda de servicios encontramos a PARTICULARES, personas físicas, morales, instituciones, corporativos, gobierno, etc.

Esta demanda de servicios es ofertada por los distintos proveedores o compañías, entre los que encontraremos a organizadores de eventos, hoteles, salones, sonideros, transportistas, coreógrafos, empresas de renta, casas productoras, escenógrafos, agencias de producción, promociones, etc.

LA DIVISIÓN DE LOS EVENTOS:

Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son:

Eventos Sociales, principalmente destinados a “la diversión de los invitados” y por su simplicidad, no se requiere tener equipos profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio y que por lo barato de estos, se encuentran al alcance de cualquier persona.

Eventos Corporativos, completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad requieren de compañías con una mayor infraestructura tanto técnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento.

Eventos Públicos y / o populares, mejor conocidos como eventos masivos que en su mayoría son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales.

LA CLASIFICACIÓN:

A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compañía que le ayudara con el mismo, deberá tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto, tendremos que separar la clasificación del evento del tipo o temática. Dándonos así una mejor idea o clasificación del mismo.

La primera clasificación se encontrara dividida en:

Por su tamaño: en pequeños, medianos, grandes y mega eventos.

Por el lugar de desarrollo: siendo estos al aire libre, lugar cerrado, en provincia.

Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales O Corporativos.

Dentro del tipo del evento, tenemos una subdivisión que nos detalla la temática del evento. Gracias a esta temática y en combinación de las 3 primeras divisiones, podremos encontrar al tipo de compañía u organizadora de eventos que podríamos contratar para cada tipo de evento.

De click aquí para ver una tabla que engloba todos los tipos y temáticas de eventos separándolos así en las 3 primeras divisiones.


LAS EMPRESAS DEL MEDIO:

En lo que a las empresas o proveedores se refiere también tenemos 3 divisiones fundamentales, mismas que agruparan a su ves a varios tipos de empresas y sus servicios.

Las empresas dedicadas a los “Eventos Sociales” son:
Sonideros.
D.J.
Fotógrafos.
Video filmadores.
Coreógrafos.
Casas dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas).
Empresas de catering.
Organizadores de eventos sociales.
Florerías.
Empresas de Sonorización.
Grupos musicales.
Renta de limosinas.


Por lo general estos tipos de empresas, se pelearan por organizarle todo su evento, sin importar la calidad final. En la actualidad, muchas de estas empresas tratan de incursionar en el mercado empresarial dando con esto una prostitución en el precio debido a su falta de calidad y personal no capacitado.

Para los eventos “Públicos y Masivos”, encontraremos 2 tipos de empresas:

Las organizadoras de eventos corporativos, que además de organizar todo el evento conjuntan los servicios propios y de las empresas de renta.

Empresas de renta de equipo, que en su mayoría son especialistas en la renta de equipos profesionales ya sean de audio, iluminación y video.

En el mercado “Empresarial o Corporativo”, encontraremos una gran cantidad de compañías que se especializan en determinado(s) servicios, y pocas son las que realmente organizaran su evento. La división de compañías es como sigue:

Compañías organizadoras de eventos (antiguamente llamadas empresas de comunicación audiovisual), este tipo de empresas, ya sea que tengan todo en casa o integren servicios de otros, son las profesionales de la comunicación gráfica y por ende son los únicos en los que podrá apoyarse al 100% para la realización de cualquier tipo de evento y promoción. Integrando servicios tales como organización, logística, promoción, comercialización, producción de audio, video, display, diseño gráfico, comunicación interna y externa, junto con un sin fin de otros servicios. Así usted no tendrá que descuidar su actividades para tener que coordinar a todos los proveedores y que se le pueda escapar algún detalle. Lo mejor de todo, es que con estas compañías encontrara todo bajo un mismo techo, con un solo grupo de profesionales y dependiendo de la compañía lo que gaste podrá ser deducible de impuestos.

A pesar de que este tipo de empresas inicio el medio, de la comunicación empresarial en México, sus integrantes, han fundado un sin fin de empresas especializadas entre las que encontramos:

Empresas de promoción y marketing, como su nombre lo dice, son especialistas en la promoción de productos sea en autoservicios, discotecas, o en el trafico ellos llevaran tu producto al cliente.

Empresas de producción de video o casas productoras, dedicadas desde la realización de videos corporativos, infomerciales, comerciales, etc, con una alta calidad de video.

Estudios de grabación (audio), este tipo de empresas, además de proporcionar sus servicios al rubro anterior, también se dedica a la producción de jingles, comerciales de radio, doblajes, etc.

Compañías de montaje o display, proporcionando sus servicios de montaje a exposiciones, ferias, escenografías para eventos y teatro.

Existe otro tipo de compañías que fueron las primeras que se encargaron de darle una mala reputación a todas las compañías de este medio, por avaricia, dan un servicio muy deficiente, con equipos muy baratos y personal sin el mas mínimo entrenamiento. Esto a ocasionado que el cliente piense que si su evento sale mal, ya es de lo mas normal.

Agencias de viajes, en un principio, sus servicios se limitaban a la organización y venta del hospedaje, alimentación, y actividades fuera de los hoteles dentro de las convenciones, seminarios, etc. Haciendo así una mancuerna ideal con los organizadores de eventos. Actualmente algunas de estas agencias, trata de integrar y vender estos servicios.

Compañías dedicadas a la renta de equipo audiovisual, su función es la de rentar equipos de audio y video a hoteles, agencias de viajes y empresas que requieren de servicios muy baratos, rápidos, de muy baja calidad o que ellos mismos puedan operar, por lo general podremos identificar estas compañías ya que los equipos que rentan son del tipo casero o son del tipo que se pueden comprar en tiendas de autoservicio.

Como punto final, quiero decirle que son unas cuantas las agencias y compañías de renta audiovisual que realmente tienen un buen servicio, lo difícil será el poderlas identificar.

Podrá ver, que esto es una pequeña muestra en lo que a eventos se refiere. Solo esperamos que este reportaje le sea de gran utilidad y le ayude a seleccionar, dependiendo del tipo de evento a la compañía o compañías que le ayudaran a llevar a cabo ese evento que le esta dando vueltas en la cabeza.

Si tiene algún comentario o pregunta sobre este reportaje, no dude en mandar un mail a nuestra dirección.

Por su atención, Gracias.
 

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