"Una cuenta nos dice que el 53% de el tiempo en todas las reuniones (Convenciones) son improductivas, aun que reconocemos que en algunos casos donde los email, notas, memos y encuentros uno-a-uno, no logran su la misión. Las reuniones (Convenciones) son un mal necesario.

Los organizadores, pueden hacer que se aproveche la mayoría de el tiempo, siguiendo estos nueve puntos para que la reunión sea un éxito:

1. Fije fechas. Decida cuando se celebrara la reunión y haga que todos se enteren con mucha anticipación. "Considere comensarla en horarios inusuales, como 8:57 A.M. "esto los ayudará a recordar la reunión y serán puntuales." Evite reuniones los Viernes por la tarde. O programe reuniones cortas antes del almuerzo.
   
2. Prepare una agenda. Primero determine los objetivos de la reunión: ¿qué desea alcanzar? ¿desea compartir información o tomar una decisión sobre algo? entonces cree una agenda que le permita resolver esos objetivos. La agenda debe incluir: el lugar donde se realizara la reunión, fecha, hora de entrada y salida, objetivos, programa de acontecimientos, el responsable de cada tema, materiales que deben traer, nombre de los participantes y la información del líder de la reunión.
   
3. Seleccione a los participantes. Identifique a la gente que le ayudará a alcanzar sus objetivos. Preguntese acerca de cada uno: ¿por qué me debe de atender? ¿Esta bien tomar su tiempo y alejarlo de otras tareas?
   
4. Confirme el salón y el equipo para presentaciones. Escoja y programe el mejor salón, y cerciórese de contratar el equipo audiovisual que pueda requerir, "Pregunte a alguna compañía profesional".
   
5. Invite a asistentes. Distribuya el programa y los materiales a los asistentes.
   
6. Comience la reunión. Llegue temprano para asegurarse que sus materiales y presentaciones están listos, y entonces comience la reunión puntualmente.
   
7. Siga el programa. Durante la reunión, utilicelo como una guía para manejar el tiempo con eficacia y asegurarse de que se resolverán sus objetivos.
   
8. Cierre la reunión. Resuma los objetivos y muestre cómo se resolvieron; reitere los puntos mas importantes y quién es el responsable; si es necesario, fije una fecha y una hora para la siguiente reunión; y agradezca a los participantes su asistencia y participación. "La gente típicamente no es realista sobre la preparación de un evento así que del cierre de una reunión puede ser emotiva.
   
9. Tenga Continuidad. Un día o dos después de la reunión, envíe a los participantes un resumen de los puntos cubiertos. E incluya un cuestionario para tener una retroalimentación de la reunión, y aplicarla a la siguiente reunión.