Anécdota: Una ves un vendedor, realizo una presentación en power point para el director general de VW de México, en la 3ª diapositiva que le leyó al director, este lo interrumpió y le dijo: jovencito, todo lo que me esta leyendo viene en su propuesta escrita. A lo que el vendedor contesto muy orgulloso: Si Señor.
Con lo que el director le dijo: perdone usted, pero no soy un idiota, se leer muy bien, gracias por venir. Dando de esta forma fin a la presentación.

P2:  ¿Qué otras cosas le molestan en las presentaciones realizadas con PowerPoint?

Esta fue una pregunta libre donde 94 de los 159 encuestados (59,1%) agregaron comentarios.  Tres temas comunes emergieron de los comentarios:

La pobre preparación de la presentación – Las personas se molestan mucho cuando el ponente no piensa en la estructura de la presentación y simplemente copia el texto de un informe en las diapositivas.  Las diapositivas de PowerPoint deben apoyar el mensaje, no sustituir al ponente o ser un folleto más detallado.  Los ponentes necesitan conectarse con la audiencia en vez de ocultarse detrás de las diapositivas.  

El balance de los elementos en la diapositiva – Unos encuentran demasiado texto, gráficos y efectos multimedia como para salirse de la presentación.  Estos dos extremos no trabajan bien. Un acercamiento equilibrado es donde – el texto da a la audiencia el contexto y la comprensión de lo que hablará el ponente, los gráficos y los efectos multimedia son para tocar las emociones de la audiencia.  

No saben utilizar la tecnología Audiovisual – si los Ponentes u organizadores van a utilizar tecnología Audiovisual durante una presentación, deben aprender a utilizarla y verse como un profesional que se mueve suavemente entre las diapositivas.  El uso torpe de PowerPoint y de la tecnología para la presentación fue mencionado tantas veces que parece que fuera el principal problema. Por lo que mejor le recomendamos, si va a tener que contratar equipos audiovisuales y/o hacer un evento, será mejor que contrate a una casa productora como Back Stage Service al (01-55) 54-21-22-59, recuerde que ellos son profesionales en la realización de eventos corporativos, por lo que sus técnicos instalaran y manejaran el equipo audiovisual que usted requiera y no tenga que aprender a manejarlos.

En los comentarios, muchos respondieron de forma apasionada sobre los pecados que realizaban los ponentes. Aunque la mayoría ven PowerPoint como una herramienta útil, pero la forma de emplearla a menudo es muy mala.

P3:  ¿En una semana típica, cuántas presentaciones de PowerPoint ve?

más de 50% 28.9%
0-5%            13.8%
41-50%         12.6%
31-40%         11.3%
16-20%           8.8%
21-25%           8.8%
26-30%           7.5%
6-10%             5.0%
11-15%           3.1%

Como podrán ver, un porcentaje asombrosamente alto de las presentaciones sufre de los problemas que molestan a los miembros de una audiencia. Un total de 41,5% de los encuestados dijo que más que 40% de las presentaciones que ven contienen elementos molestos.  Esto indica cómo es extenso este problema y cuánto de esto se esta convirtiendo en un problema para las organizaciones.  Las estadísticas de Microsoft indican que hay 400 millones de copias de Microsoft Office instaladas y 30 millones de presentaciones de PowerPoint hechas cada día.  La creciente confianza en PowerPoint como herramienta para comunicar el mensaje, no ha trabajado tan bien como se esperaba dado los resultados de la encuesta. Con esto nos queda claro que los ponentes y organizadores necesitan ayuda para estructurar su presentación, especialmente en el aspecto del texto y los elementos que puedan llevar la presentación a ser 100% efectiva. por lo que le recomendamos solicitar la ayuda de un asesor en presentaciones audiovisuales. Recuerde que Back Stage Service Le puede asesorar en este y otros temas mas, llamando al 54-21-22-59 / 25-75 donde con gusto le ayudaremos a realizar una presentación 100% efectiva


El costo de las malas presentaciones de PowerPoint

Al mirar el impacto que tiene una presentación pobre dentro de una empresa, las personas que ven 100 o más presentaciones por año fueron entrevistadas mas afondo.  Este segmento del grupo ven un mayor porcentaje de las presentaciones que sufren de elementos molestos (54,5% lo sufren comparado a los 41,5% totales). Nos parece razonable asumir que este segmento tiene una mayor jerarquía dentro de las compañías por lo que vera un mayor número de presentaciones que las que vería un individuo normal.  Esto nos da mayor inquietud pues su tiempo es más valioso a la organización y el costo de perder este es incluso mayor.
 
Para calcular el impacto de estas presentaciones en dólares, hicimos algunos cálculos. Digamos que un corporativo tiene 10 presentaciones por día en alguna parte de la empresa e inclusive presentaciones a clientes en Hoteles (un número razonable para cualquier compañía con 250 o más directivos).  Usando los resultados de la encuesta, tenemos que el 40% de las presentaciones sufrió de los elementos molestos que impactan significativamente la capacidad de la audiencia para entender el mensaje.  Si diez directivos se encuentran en cada reunión (con un sueldo promedio de $50.000 dólares por año), una hora o mas de su tiempo se está perdiendo en cada pobre presentación.  Además, la falta de comprensión conduciría, a 8 horas de trabajo adicionales de cada uno de estos directivos para poder comunicar el mensaje en reportes adicionales, en nuevas reuniones y presentaciones complementarias, así como los costos de renta de equipos audiovisuales y salones de convenciones para las presentaciones fuera.

Cuando consideramos todo esto, el costo de la perdida de tiempo y recursos de estos directivos estará sobre los $450.000 dólares. Ésta es una cantidad escalofriante para cualquier compañía, y debe causar una alarma para todos los ejecutivos y directivos.

Conclusiones

Las organizaciones deben tomar medidas para entrenar correctamente a su personal en el uso de Power Point de como presentar la información de forma profesional durante las reuniones.  Está claro que esta herramienta es buena, y que su correcto uso dará los mejores resultados.

Muchos ponentes han utilizado las diapositivas de PowerPoint para substituirlos y piensan que las diapositivas son la presentación, en lugar de que las diapositivas apoyen la presentación, que ellos deben dar.  
Se debe de crear una estructura clara para la presentación, investigar para apoyar los puntos clave y analizar las necesidades de información de la audiencia para que se sientan tomados en cuenta.
Al crear la presentación, los ponentes solamente deben poner los puntos clave en la diapositiva y compartir verbalmente la información mas profunda y concreta.

Si no sabe como hacer esto de una forma mas profesional, contacte a un asesor en presentaciones o a una casa productora como Back Stage Service al 01-55-54-21-22-59, recuerde que ellos son los profesionales que le llevaran de la mano al éxito, conduciéndolo a presentaciones más eficazes, a no perder su tiempo y ahorrarle dinero a su compañía.

Recuerde que las compañías que descubren que su personal está leyendo informes en pantalla y los está llamando presentaciones, pueden desear eliminar muchas de estas y simplemente tratar de distribuir el informe vía electrónica para que otros lo analicen en su tiempo libre.