Haga que las convenciones curen el insomnio de sus empleados. Aquí le ofrecemos algunas ideas para mantener a los asistentes despiertos durante las reuniones.
- Regularmente tome pequeños recesos. No permita que estén más de dos horas continuas sentados.
- No los subestime. Olvídese del pastel de queso. Las pastas cremosas. ¿Alcohol? Están definitivamente fuera de los límites. Substituya las comidas calientes y pesadas por bocadillos ligeros y saludables.
- Si tiene diapositivas (gráficas) en Power Point u otro sistema, no les ponga todo el texto que usted leerá, ni gráficas llenas de información o colores que distraigan la atención. Con esto el grupo se aburrirá inmediatamente, tenga en cuenta que si usted lo lee no tiene caso que yo lo lea también. Por lo que esta parte se la tenemos que dejar a profesionales (se sorprendería de los bajos costos que tiene una presentación hecha por profesionales).
- Ponga límites de tiempo a los presentadores, sin importar si son presentadores internos o externos. Tenga equipos interactivos (Keypads) en sus Presentaciones y cargelas con casos de estudios. Prohiba el "modo de lectura" y vera como la participación lograra que el grupo realmente mejore.
- No a las declaraciones monótonas. Pida que los asistentes se comuniquen conscientemente.
- Aderéselas con momentos de discusión. Evite las posiciones estáticas. Rompa al gran grupo en grupos pequeños para manejar mejor sus tareas, y después que devuelvan un reporte.
- desagase de las cosas pesadas. De ahora en adelante, aligere la agenda. "Evite programar muchos puntos en un renglón, " siga con tareas intensas para bajar los tiempos.
- Enfrentelos. Realice discusiones dinámicas. Evite que el mismo asistente domine todo. "Gracias, Juan y Pablo. ¿Cualquier persona que no ha hablado tiene algo que agregar?"
- Recompense al trabajo duro. ¿Por qué no los entretiene con un expositor externo - o con talento interno?
- No espere que los miembros levanten sus manos. Señalelos para que comenten. De esta manera nunca soñarán despiertos o se caerán dormidos otra vez. "Juan, no hemos escuchado nada de ti. ¿En qué piensas?
- Nunca permita que los asistentes se sienten atrás y observen a través de la reunión. Enliste las contribuciones activas. Asigne a cada asistente un rol de líder en los asuntos del día tales como hacer una presentación o facilitar una discusión.
Dentro de estudios realizados para medir cual es el nivel de retención dentro de una audiencia encontraremos una retención del:
- 10% de lo que leemos.
- 20% de lo que escuchamos.
- 30% de lo que vemos.
- 60% por lo que vemos y escuchamos.
- 90% por la participación que podamos tener.
Ahora digame en que punto cree que se encuentran sus eventos y convenciones.
Tome en cuenta que la tecnología en eventos nos ayudara a tener el máximo de retención e interacción (en la cual la audiencia escucha al ponente y este a su vez escuche a la audiencia), por lo que será bueno tener una compañía que nos ayude en este campo que cada ves esta mas alejado de nosotros.
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