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Back Stage Service

Como Organizador Profesional de Conferencias y Eventos Empresariales

! Lo Hacemos Posible ¡

 
Ahora que decidió invertir tiempo y dinero en realizar un evento o conferencia, asegúrese de ponerlo en buenas manos.
 
Back Stage Service ¡lo hace por usted! Nuestro experimentado Staff esta dedicado a trabajar cerca de nuestros clientes, manteniendo una comunicación abierta y asegurándonos que los resultados obtenidos en su evento, se reflejen en sus objetivos.
 
Nuestro equipo de trabajo, se esforzara en ofrecerle el mejor asesoramiento y experiencia para planificar ese grandioso evento que tendrá: Un presupuesto consciente y este libre de sorpresas. Personalizamos nuestros servicios para satisfacer sus necesidades, sin importar que requiera asistencia en algunas áreas o un evento de principio a fin, trabajaremos con usted para asegurarnos que obtenga el soporte necesario para crear un exitoso evento.
 
Algunos de los muchos servicios que le podemos ofrecer son:
 

Asesoría Pre-Evento

rotafolio
A partir de visualizar su evento, podemos trabajar con usted para desarrollar el concepto o plataforma creativa que identifique las necesidades de su público y el retorno de inversión (ROI) deseado. Estas medidas, son el inicio del camino para un evento exitoso:
    • Conceptualización del Evento
    • Desarrollo del Presupuesto
    • Desarrollo de Logística y Timming del Evento
    • Evaluación y selección de Proveedores Internos & Externos
    • Invitación, Manejo de Ponentes y Ayuda en Selección de Temas
    • Selección de Recintos y Negociación de Contratos
    • Tener una Estructura Organizacional Fuerte

Producción del Evento

Event Productionla próxima parada de su viaje, será poner todas las piezas juntas. Back Stage Service, maneja todos los
aspectos de su evento, dejando a su equipo concentrarse únicamente en el contenido. Estas son algunas de las mayores piezas que podemos manejar por usted:

    • Desarrollo de Materiales (imagen grafica, materiales, programas, formas de registro, etc.)
    • Manejo de Ponentes y sus Materiales
    • Comercialización del Evento
    • Registro (en línea o en sitio completamente personalizado)
    • Coordinación de Alimentos y Bebidas
    • Arreglos con Agencias de Viajes y Alojamiento
    • Coordinación Audiovisual
    • Administración de Recursos

 

Administración del Evento

Onsite ManagementBack Stage Service estará en el evento asegurando que su visión sea ejecutada con suavidad. Nos preocupamos por cada detalle para que usted no tenga que hacerlo:

    • Enlace con el Recinto
    • Asistencia VIP
    • Registro/Check-In
    • Señalización en Evento
    • Distribución de Materiales de la Conferencia
    • Monitoreo de Cuartos/Colecta de Evaluaciones

 

 Seguimiento Post-Evento

Post-Event Follow-up¿El evento cumplió su cometido? Cuando el evento termina, seguimos trabajando
con usted evaluando su éxito y construyendo una base para el próximo.

Los servicios Post-Evento incluyen:

    • Revisión de Cuentas por Cobrar y Pagos
    • Recopilación, Interpretación y Reporte de Evaluaciones
    • Reporte Final del Registro
    • Devolución de los Materiales a Cargo
    • Reporte Final del Evento (Para su Historial de Eventos)
    • Seguimiento Final del Presupuesto y Cierre de Cuentas
  

 Preguntas Frecuentes

De Click en la pregunta para ver las respuestas.

Organizar un Evento es fácil y cualquiera lo puede hacer ¿porqué tendría que pagarle a alguien para hacerlo?
    • El tiempo y la energía dedicados a planificar y crear el contenido de un evento o conferencia
      es muy demandante y le consumirá en un abrir y cerrar de ojos. Con nuestra experiencia, podemos guiarlo a través del proceso de planificación, manejar todos los detalles logísticos tales como investigar y localizar el recinto para el evento, evaluar y seleccionar al mejor proveedor, dar seguimiento a los materiales y platicas de los ponentes, hacer el registro en línea y en sito, además de cuidar todos los detalles necesarios para que su evento sea todo un éxito.
    • Usted tiene una visión y una meta que cumplir en su evento. Nosotros tenemos toda la experiencia para juntar las piezas que harán que esa visión cobre vida.
      • Pensamos que los contenidos deberían de ser su prioridad. Nosotros hacemos que ese contenido realmente quede en la mente de los asistentes.
      • Nos aseguramos que el recinto, el proceso de registro, las funciones del depto. de banquetes, los proveedores, las necesidades especiales de los asistentes, y cualquier otra asunto en sitio tienen que manejarse de forma invisible y sin que usted tenga molestia alguna.

 

¿Yo no requiero todos los servicios del organizador? Solo necesito algunos de sus servicios. Aun así ¿pueden ayudarme?
    • Como organizadores de eventos, tenemos toda la experiencia y habilidad para planear su evento, desde el concepto inicial hasta tener un grandioso final. Tenemos el know how para conjuntar todas las piezas para hacer un gran evento y también podemos quitar algunas para ajustarnos a todas sus necesidades.
    • ¿Que parte de la planeación del evento o congreso le disgusta mas? ¿Que parte de su evento es el mas desafiante para usted o su equipo? Podemos negociar que parte o partes de su evento pueden hacer para usted una gran diferencia en términos de tiempo y esfuerzo. Le gustaría que tomáramos esos elementos y nos aseguremos que encajan limpiamente con las partes que usted quiera mantener bajo control.

 

¿Si contrato un organizador de eventos, significa que perderé el control de la planeación y la ejecución de mi evento?
    • una ves que el organizador le brinda asistencia en la planeación logística del evento, se convierte en un miembro mas del comité organizador.
    • Los tipos de trabajos que acuerde con el organizador, delinea los parámetros de trabajo del organizador.
    • Nuestro trabajo como organizadores, es guiarle y ayudarle durante el proceso para producir un evento exitoso. Solo usted determina el nivel de involucramiento en cada paso.

 

¿Como se le paga al organizador de eventos?
    • Nosotros cobramos una tarifa sobre los servicios contratados y aprobados por usted. En la cotización final, sabrá de antemano cuanto costara el servicio. Solo en el caso de requerir servicios adicionales, haremos notas de cargo por trabajo o proyecto.
    • En el caso de la contratación de recintos y hoteles para el evento, algunos hoteles nos compensan con una comisión, en estos casos, únicamente pagara los gastos de viaje que nuestro equipo genere.

 

¿Como justifico el cobro de un organizador de eventos?
    • Usar a su equipo actual significa pagar tiempo extra, tener largos días, tener retos fuera de su área de experiencia y la frustración de no poder completar las tareas necesarias. Agregue esos errores que resultan en costos extras para su organización. Cuando contrata a un organizador de eventos, no esta pagando el salario de alguien mas, sino el beneficio de tener a alguien que trabaje en lo que interfiere su día normal de trabajo.
    • ¿El cobro de un organizador de eventos se puede absorber de otras formas?
      • El Organizador trabajara con usted para determinar el costo real del evento y le enseñara como estructurar un costo en el registro para absorber parte o la totalidad de la comisión.
      • Contratando nuestra infraestructura, se absorberá gran parte de la comisión.
    • Un Organizador Profesional de Eventos es un arma invaluable para su equipo de trabajo.
      • El Organizador trabajara en su presupuesto y le recomendara la mejor forma de ahorrar dinero he incrementar los ingresos del evento.
      • El organizador, recibe ofertas, selecciona y evalúa proveedores para hacer recomendaciones que le ahorraran tiempo y dinero.
      • El reto de registrar a los asistentes antes y durante el evento, es manejada de forma eficiente y efectiva.
      • Nuestra meta como Organizadores de Eventos, es asegurarnos que para los asistentes y usted el evento sea toda una experiencia.
FAQ
  

Lo Que Hacemos

Back Stage Service
¡Lo Hace Grandioso Para Usted!

            • Asesoría Pre-Evento
            • Producción de Eventos
            • Administración del Evento
            • Seguimiento Post-Evento

¿Le Gusta Lo Que Ve?

¡Empecemos a hacer de su
próximo evento todo un éxito!

Folleto Informativo

Back Stage Service provide the following services in Mexico:

Event planning, Planning, Meeting planning, Conference planning, Meeting & Conference planning, Event Coordination, Planner, Meeting Planner, Event Planner, Vendor Management, Vendor Consultant, Meeting Consultant, Event Consultant, Organizer, Organizational Consultant, Special Projects, Event Organizer, Meeting Assessment, Full Service Planning, Management Services, Site Selection, Meeting Specialist, Event Specialist, Logistics Coordinator, Logistical Planner, Destination Service, Meeting Solutions, One Site Management, Meeting Management, Meeting Manager, Event Manager, Seminar, Training, Logistics, Meet (meeting, meetings), Plan (planning, planner), Conference, Registration, Nametag, Budget, Event, Logistics (logistical), conference planner, meetings and conferences, meetings, conferences

Any questions, contact us at:

Address:
ILAMA 264, Pedregal de Sto. Dom., Coyoacán
México, DF 04369
Phone 1: +52 55 5421-2575
Phone 2: +52 55 5421-2259

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Organizador de eventos empresariales y Servicios para eventos
Congresos, convenciones, seminarios, eventos médicos, eventos de capacitación, lanzamiento de productos, espectáculos, promociones, administración de eventos, eventos lounge, renta de equipo audiovisual, banquetes, casa productora, circuito cerrado de televisión, contratación artistica, coordinación de eventos, decoración de eventos, digivote, edicion de video,conferencias, produccion de video, video filmaciones, videofilmaciones, organizacion de conferencias, apoyos visuales
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